10 tips om te vergaderen met meer energie.
Veel vergaderingen zijn vervelend en niet fijn om bij te zijn. Ze werken demotiverend en zijn dodelijk vermoeiend. Vergaderen kan ook energie geven. Dat je de bijeenkomst als nuttig ervaart en in goede sfeer en constructief overlegt. Hieronder 10 tips uit de praktijk:
Tip 1: Plan korte overleggen met een klein gezelschap
Met meer dan 8 – 10 personen vergaderen is niet zo effectief. Bij bijeenkomsten van grote groepen komen deelnemers binnen slenteren en weten vaak niet eens weten waar het overleg over gaat. Ze zijn uitgenodigd, dus schuiven ze aan, maar niet van harte.
Bedenk dus bij het vaststellen van de agenda wie je bij welk onderwerp uitnodigt. Niet iedereen hoeft overal bij aanwezig te zijn!
Tip 2: Vergaderen alleen als het echt nodig is
Vergaderingen worden meestal vooruit gepland. Uiteraard is dit verstandig omdat iedereen dit dan in zijn of haar agenda kan zetten. Let er op niet te veel tijd in te plannen. Liever wat vaker een korte bijeenkomst dan ellenlange vergaderingen. Zijn er onvoldoende vergaderpunten? Skip dan de bijeenkomst!
Tip 3: Introduceer BOB
Een agenda is belangrijk om een vergadering effectief en efficiënt te laten verlopen. De efficiëntie van de vergadering wordt verhoogd als het doel van elk onderwerp op de agenda voor iedereen duidelijk is.
Goede doelen bij onderwerpen zijn:
• Beeldvorming: Het doel hierbij is louter informeren. Iemand geeft informatie over het onderwerp en de teamleden mogen vragen stellen om te begrijpen waar het over gaat.
• Oordeelvorming: Als iedereen goed geïnformeerd is kunnen zij in gesprek over het onderwerp en hun mening geven.
• Besluitvorming: nadat ieders mening is gehoord kan het team over gaan tot besluitvorming.
Als deze drie genoemde doelen duidelijk zijn weet iedereen waar hij aan toe is en zal de vergadering meer gestructureerd verlopen.
Tip 4: Voorbereiden
Verwacht van de deelnemers dat ze ruim van te voren hun agendapunten aanleveren, zodat het punt ingepland kan worden op de agenda. Zijn er geen agendapunten: skip dan de bijeenkomst! Zet het belangrijkste agendapunt bovenaan op de agenda en plan realistisch. Probeer niet teveel punten in een te korte tijd te proppen.
Tip 5: Ga niet discussiëren
Een discussie is anderen overtuigen van je gelijk. Meestal hebben in een discussie degenen met de grootste mond het woord. Zij zijn echter niet per se degenen met de beste ideeën. Waak er dus voor dat iedereen evenveel spreektijd heeft. Als dat lastig is in jouw team introduceer dan een talking stick. Alleen degene die deze vastheeft mag spreken. Zo voorkom je dat je door elkaar spreekt. Spreek met elkaar af te luisteren naar elkaar en meningen naast elkaar te leggen in plaats van af te schieten.
Tip 6: Vergader eens staand
Zeker bij kortere bijeenkomsten heeft dat als voordeel dat er veel energie in de vergadering blijft. Staand word je nou eenmaal eerder moe. Iedereen zal geneigd zijn korter te spreken en eerder bereid zijn oplossingen te aanvaarden.
Tip 8: Zorg voor vastlegging op schrift of bord
Zorg dat wat besproken is, kort en duidelijk vastgelegd wordt. Leg ook de concrete besluiten vast en mogelijke actiepunten met een deadline voor de deelnemers. Leg de beslissingen (en de behaalde successen!) vast op een planbord dat voor iedereen altijd zichtbaar is. Bespreek bij elk begin actiepunten en de voortgang. Een bord verhoogt de transparantie in waar iedereen mee bezig is.
Tip 9: Benoem successen
Begin elke vergadering met een kort rondje successen. Wat is er gelukt deze week? Laat iedereen een succes(je) benoemen. Dit verhoogt het zelfvertrouwen en zorgt voor een positieve sfeer aan het begin van de bijeenkomst
Tip 10: Verantwoording delen
Niet alleen de leidinggevende is verantwoordelijk voor het ontspannen en effectief vergaderen. Iedereen is hiervoor verantwoordelijkheid. Een goede manier om dit te bevorderen is het voorzitterschap te laten rouleren. Iedereen is verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering door de agendapunten te volgen en er niet van alles bij te halen of teveel over een onderwerp uit te weiden. Effectief vergaderen is dus ook elkaar durven aanspreken en elkaar bij de les houden!
Wil je advies over effectief vergaderen of hoe je de teamontwikkeling kunt bevorderen in jouw team?
Haal meer uit je team met het Meetinstrument Teamontwikkeling
Het Meetinstrument Teamontwikkeling hebben wij met de Radboud Universiteit ontwikkeld om inzicht te krijgen in hoe de teamontwikkeling in teams ervoor staat. Met dit inzicht helpen wij bij de dialoog in jouw team om acties te benoemen die leiden tot effectiever samenwerken.
Voor meer informatie klik je hier. Wil je advies hoe jij de teamontwikkeling van jouw team kunt bevorderen, neem dan contact met ons op.