5 manieren om vastgelopen samenwerking los te trekken

Een team dat niet goed op gang komt heeft vaak meer duidelijkheid nodig.
Een nieuw team zal pas goed kunnen functioneren als het duidelijkheid heeft over de visie, de taak, de randvoorwaarden en doelstellingen van het project.
In een nieuw team vormen de mensen nog geen geheel. Zij zijn elkaar aan het aftasten en hebben vragen als: ‘Met wie werk ik graag samen, hoe vatten de anderen de taak op, wat is de taak precies, wat zijn ieders kwaliteiten, wat wordt er van ons verwacht?’ In deze fase is duidelijkheid dus gewenst. Het team kan dan energie gaan steken in hoe zij samen gaan werken aan deze opdracht. Als een voetbalcoach niet duidelijk aangeeft wat hij verwacht van het team en vanuit welke spelopvatting hij denkt, is het lastig voor de spelers om daar met elkaar samen aan te werken en aan te bouwen.
Duidelijkheid geven en met elkaar communiceren over de doel- en taakstelling zal bij aanvang van het project enige malen herhaald moeten worden. Het team zal voordat het zich definitief gevormd heeft tot een goed samenwerkend team regelmatig om deze duidelijkheid vragen. Het zal de eigen ideeën toetsen aan de opdracht tot het deze eigen heeft gemaakt en er dan mee aan de slag gaan.

2.    Conflicten coachen
Een team dat al enige tijd met elkaar werkt zal meningsverschillen ontwikkelen. Vaak lukt het wel om daar uit te komen, soms ontstaat er toch frictie of zelfs een conflict. Niet alle teams zijn in staat om meningsverschillen en conflicten adequaat op te lossen. De gang naar de manager is dan een voor de hand liggende stap. Er wordt dan een appèl op de manager gedaan om de zaak te beslechten.
Indien je als manager wilt dat het team zelfstandig leert functioneren is het niet slim om bij conflicten als een scheidsrechter op te treden en deze voor het team op te lossen. Ga vooral niet zelf aan de gang om oplossingen te bedenken. Het zal dan storm blijven lopen met vragen om problemen op te lossen. Als je het druk wilt hebben is dit de manier, als je wilt dat het team leert zelf problemen op te lossen, daag hen dan uit om dit te doen!
Een manier om een opening bij een conflicten te stimuleren is door de communicatie te bevragen. Vraag het team het conflict te bespreken in alle openheid en stel dan vragen over hoe de teamleden met elkaar communiceren, en of dat helpt. Vraag naar voorbeelden waar het wel lukte om meningsverschillen te beslechten. Hoe communiceerde het team toen? Experimenteer samen en focus op de succeservaringen. Een conflict hoeft niet in een uur opgelost te worden. Soms heeft het tijd en inspanning nodig. Bedenk ook dat het oplossen van een conflict door het team zelf een enorme positieve succeservaring is!

3.    Geen postduifmanagement maar teamontwikkeling stimuleren
Aansluitend bij het vorige punt is het zogenaamde postduivenmanagement. Het gevolg hiervan is een team dat zelf geen beslissingen neemt en de manager het gevoel geeft dat hij alles op moet lossen. Managers die bij alle vragen van medewerkers gaan lopen en voortdurend reactief optreden hebben het lekker druk en hebben vast een voldaan gevoel aan het eind van de dag. Hard gewerkt! Echte vooruitgang in een team wordt er natuurlijk pas geboekt als het team zelfstandig leert opereren. Een slimme manager past zijn interventies aan, aan de teamontwikkeling van een team.
In het begin sturing geven, later in toenemende mate coachen en met het team zoeken naar de juiste acties om de zelfstandigheid te bevorderen.

 

4.    Zelf rechtstreeks feedback geven
Een groot struikelblok bij teamontwikkeling is het niet rechtstreeks communiceren. Veel teams waar wij worden gevraagd om de samenwerking te stimuleren hebben als klacht dat men elkaar niet rechtstreeks aanspreekt. Als er een probleem is wordt hier wel over gesproken, maar men durft het niet te bespreken met de persoon waar het om gaat, of doet dit op een niet zo effectieve manier.
Elk team kent een fase waarin het belangrijk wordt hoe men met elkaar omgaat. Zeker als de stress en werkdruk toenemen. Irritaties en verschillen in opvattingen komen dan sterker naar boven. Ook de manager heeft opvattingen en kan zich ergeren aan iemand die bijvoorbeeld voortdurend te laat is. Voor het team is het belangrijk om te zien hoe de manager dan reageert. Zegt hij niets, kijkt hij verongelijkt op zijn horloge, zegt hij iets tegen anderen over het voorval in de wandelgangen of spreek hij de persoon in de vergadering rechtstreeks aan op een effectieve manier? Goed voorbeeld doet goed volgen! Een fout voorbeeld ook.

5.    Motiveren met complimenten
Een uitgeblust team is het best te motiveren door te blijven focussen op wat goed gaat, op welke successen er wel worden gehaald.  Mensen functioneren veel beter door positieve feedback, oftewel complimenten. Uitspreken van waardering over wat goed gaat is een veel effectievere stimulans dan reageren op problemen en fouten. Een manager die denkt dat hij slechts hoeft te reageren als er problemen zijn doet zijn team ernstig tekort. Een manager die zich voorneemt om elke dag zijn team en individuele medewerkers te complimenteren zal verrast worden. Hij stimuleert zodoende niet alleen zijn mensen maar stimuleert ook een (team) gewoonte om elkaar vaker positief te waarderen!