Samen door de crisis

In tijden van crisis en bezuinigingen, waar er meer gedaan moet worden met minder mensen, wordt de druk om samen te presteren groter. Er wordt meer gelet op het juist besteden van beschikbare (budgettaire) middelen en er worden efficiëntere prestaties verwacht.

In veel teams zien wij dan ook de prestatiedruk toenemen. De focus komt veel meer te liggen op de inhoud en de uitkomsten van het werk. Er is minder aandacht voor hoe men tot deze prestaties komt. In drukke perioden wordt er hard doorgewerkt. Aan het proces van samenwerken wordt minder aandacht besteed. Logisch, er moet immers gepresteerd worden!

Toch willen wij in deze nieuwsbrief een lans breken om juist nu te investeren in samenwerking; de motor van het team. Regelmatig onderhoud plegen aan de motor voorkomt dure reparaties. Het is immers zo dat teams die wél aandacht geven aan samenwerking beter het hoofd boven water  houden! Goede samenwerking verhoogt de motivatie en vermindert uitval waardoor er betere resultaten worden geboekt.

In deze nieuwsbrief geven wij vier tips hoe je samenwerking effectief kunt bespreken. De tips bespreken we aan de hand van een reëel team uit de praktijk dat inmiddels een jaar samenwerkt.

1.    Benoem samen verbeteracties.
Een goede manier om dit te doen is om allereerst stil te staan bij de successen en door te vragen hoe het team deze successen realiseert. Waar zijn we tevreden over? Hoe krijgen we dat voor elkaar? Wat kunnen we nog meer doen om de samenwerking te verbeteren?
Het bespreken van successen maakt het benoemen van actiepunten om samenwerking verder te versterken gemakkelijker. Het gesprek gaat niet over zwakte, maar over mogelijkheden die het team kunnen helpen sterker te worden.

Het team wil de effectiviteit verhogen door meer gestructureerd te gaan vergaderen. De teamleden vatten de koe graag bij de horens. Ze springen soms wat veel van de hak op de tak.

Ook is het belangrijk om door te vragen naar concreet gewenst gedrag:
Hoe ziet een gestructureerde vergadering er voor ons uit? Wat doen we dan precies?
Het benoemen van concreet gedrag maak acties haalbaar. Doelen als: ‘we gaan beter communiceren’ zijn lastig te behalen. ‘Elkaar uit laten praten’ is al een stuk eenvoudiger.

Het team spreekt af dat men elkaar uit laat spreken in een betoog en geen  ander punt aan te snijden als het ene nog niet is afgerond. Men besluit om telkens een persoon aan te wijzen die het team bij de les houdt en mensen mag aanspreken.

In de praktijk blijkt dat het goed werkt het actiepunten waaraan men werkt te beperken. Aan een of twee actiepunten heeft het team vaak zijn handen vol.

2.    Evalueer de acties
Welke acties er ook worden afgesproken, ze zullen alleen werken als ze regelmatig worden geëvalueerd. Maar al te vaak verdwijnen goede voornemens in de dagelijkse hectiek naar de achtergrond . Een goede manier om dit te voorkomen is door van het evalueren een gewoonte te maken, als vast terugkerend item op de agenda. Regelmatig evalueren hoeft niet veel tijd te kosten. Tien minuten is vaak al voldoende. De volgende vragen geven een goede richtlijn: Wat is er veranderd? Wat heeft goed gewerkt? Wat gaan we meer / anders doen?

Na elke vergadering is het afgesproken actiepunt kort geëvalueerd. Het team vergadert effectiever, er worden sneller beslissingen genomen, men springt minder snel van de hak op de tak. Het team gaat nu uitproberen om samen verantwoordelijk te zijn en elkaar direct aan te spreken wanneer iemand weer eens van de hak op de tak springt. De verantwoordelijkheid om effectief te vergaderen wordt nu samen gedeeld.

3.    Geef elkaar regelmatig complimenten.  
Een effectief team weet goed gebruik te maken van de sterke punten van elk van de teamleden. Het bewustzijn over deze krachten wordt verhoogd door ze te benoemen.  Het is een ontdekkingstocht met elkaar. Het geven van complimenten verhoogt bovendien de sfeer in het team en werkt motiverend.

In het team is het inmiddels een gewoonte om elkaar regelmatig complimenten te geven over de inbreng in het team, succesvolle acties van teamleden of een goede bijdrage aan de sfeer. De teamleden leren elkaars sterke punten steeds beter kennen en maken er steeds beter gebruik van.

4.    Neem  meer tijd om meningsverschillen te bespreken.
‘Zonder wrijving geen glans’ wordt vaak gezegd als het gaat over teamontwikkeling. Elk team gaat een keer door een fase waarin meningsverschillen en wrijvingen zichtbaar worden. In deze zogenaamde ‘storming-fase’ is het van belang om bewust te zijn van het nut van deze fase. Is het team in staat om goed door deze fase heen te komen, dan zal het effectiever gaan samenwerken. Het team is dan beter in staat om meningsverschillen te beslechten met als gevolg dat het team sneller beslissingen neemt.
De taak van de teammanager is hierbij om het team bewust te maken van het belang van deze fase en dat het de tijd moet nemen om hier uit te komen.
Hierbij helpt het om meningsverschillen waar men wel goed uitgekomen is te onderzoeken en eventuele irritaties tijdig bespreekbaar te maken. Wat heeft er toe bijgedragen dat de beslissing toch is genomen? Hoe heeft het team dat gedaan?  Wat kan helpen bij het nemen van een volgende beslissing?

Bij het team werkt het goed om bij meningsverschillen elkaar te bevragen in plaats van meteen de eigen mening te opperen. Er is meer echte interesse in elkaars standpunten. Door met meer diepgang naar elkaar te luisteren ontstaat een dialoog in plaats van discussie. Na de onderbouwing van standpunten blijken de teamleden sneller met elkaar mee te kunnen gaan. De teamleden blijken niet alleen vaak fundamenteel hetzelfde over zaken te denken maar ook beter in staat om de eigen standpunten bij te stellen.