Teamontwikkeling
Afstemming kost tijd
De meeste teams hebben enige tijd nodig voordat ze vruchtbaar en effectief samenwerken. Onderlinge afstemming, begrip en vertrouwen in elkaar is er niet vanzelf. Ook al kennen enkele leden van de groep elkaar, als er anderen bijkomen zal voor de onderlinge afstemming opnieuw tijd nodig zijn. Na die begintijd gaat elk team afwisselend door twee periodes van wisselende effectiviteit. Doorloopt het team al de fases met succes dan zal het team zelfstandig en zeer effectief gaan (samen)werken.
Om een effectief, zelfstandig en zelfsturend team te worden doorlopen teams vier fasen
( Bruce Wayne Tuckmn 1977): Forming, Storming, Norming en Performing.
De vier fasen kenmerken zich als volgt:
Fase 1: Forming, afhankelijkheid
Enkele kenmerken: de teamleden:
• zijn afwachtend en proberen aan de verwachtingen te voldoen,
• leren elkaar kennen en communiceren nog oppervlakkig met elkaar,
• verwachten van de manager dat hij aanstuurt en problemen oplost
In het begin is een losse verzameling van individuen bezig door onderlinge afstemming een groep te vormen. Dat gaat aarzelend, zoals bij baders aan de waterkant die eerst voelen hoe het water is en die er nog niet in durven. Er ontstaan interactiepatronen: sommige teamleden willen direct aan de gang, anderen zijn nog afwachtend. Sommigen stellen vooral vragen of maken grapjes en anderen houden zich nog gedeisd. Er zijn hoge verwachtingen naar de leidinggevende.
Het lijkt misschien alsof men al met het doel bezig is, maar de manier waarop gesproken wordt is belangrijker dan de inhoud. De gebaren, de toon en de woorden hebben nog te weinig gemeenschappelijke betekenis. Nog niet alle wensen en verwachtingen ten aanzien van de taak en de manier van werken zijn uitgesproken. Groepsleden verkennen wat de bedoeling is, wat wel en niet kan. Ze doen voorstellen over de taakverdeling, over het doel van de groep en de opdracht en hoe die moet worden aangepakt. In de groep kan ongerustheid bestaan over de taak en mogelijke problemen over de manier van werken.
Groepsleden kunnen zich heimelijk afvragen hoe de anderen hen zien, of de samenwerking goed gaat en of hun bijdrage serieus genomen wordt. Iedereen heeft immers ook wel eens een slechte ervaring gehad met een groep. Zowel te optimistische als te pessimistische verwachtingen zullen bestaan. Er is nog veel dat de deelnemers afleidt. We kunnen niet verwachten dat de groep in deze fase al merkbaar dichter bij het doel komt. Maar de eerste stap is wel gezet: er is een groep gevormd. Van een hecht team is echter nog geen sprake.
In deze fase is het van belang dat de teamleden elkaar leren kennen. Van de manager wordt verwacht dat hij duidelijk is in wat de bedoeling is en eventuele problemen oplost. De teamontwikkeling wordt bevorderd in deze fase door teamleden in wisselende samenstelling met elkaar taken uit te laten voeren. De manager helpt het team door duidelijk te zijn over wat hij van het team verwacht en hen in toenemende mate laat denken over hoe de doelen behaald kunnen worde
Fase 2: Storming, conflict
Enkele kenmerken:
• er is veel discussie, soms zijn er zelfs conflicten in het team
• afspraken worden niet altijd nagekomen,
• het team is onduidelijk in wat zij van de manager verwachten
In deze, vaak stormachtige fase gaan de groepsleden zich realiseren hoeveel werk er te verzetten valt en dat kan leiden tot paniekreacties. Het is net als met mensen die in het water geraakt zijn en denken dat ze verdrinken en vervolgens wild beginnen te spartelen. Het is anders dan men had verwacht, meestal meer en moeilijker. Er ontstaat eilandjesvorming binnen de groep. Sommige teamleden worden ongeduldig en overijverig. Men kan zo kort na het begin, al ongeduldig zijn over het gebrek aan voortgang, zonder te weten hoe daaraan iets te doen.
Er is nog weinig sprake van echte samenwerking. Ieder is nog teveel voor zichzelf bezig. Er wordt vaak uitgebreid gedebatteerd, ook over zaken waarover men het eens is. In deze fase is vaak sprake van defensief gedrag, van met elkaar wedijveren, van kliekjes vormen en partij kiezen. De teamleden proberen invloed uit te oefenen op de taakverdeling en de inhoud van het werk. Er kan grote twijfel ontstaan over het nut van het project en de aanpak. In dit stadium kan onenigheid en ruzie ontstaan over alles, maar dat ligt meestal niet aan echte tegenstellingen. Het team moet nog leren om discussie om te zetten in een constructieve dialoog.
In deze fase is het van belang dat de teamleden ervaring opdoen met zelfstandig keuzen maken in de uitvoering van het werk. De teamontwikkeling wordt bevorderd door de teamleden meer invloed te geven in de bepaling van de teamdoelen en hoe zij deze denken te gaan realiseren. Het stimuleren van een dialoog in plaats van discussie helpt de teamleden om vooruitgang te boeken.
Fase 3: Norming, samenhang
Enkele kenmerken:
De teamleden
• kennen elkaar goed en durven elkaar aan te spreken,
• hebben overeenstemming over de taakverdeling,
• verwachten van de manager dat hij hen coacht
In deze fase zijn de groepsgenoten gewend aan elkaar. De zwemmers realiseren zich dat ze niet verdrinken. Ze stoppen met spartelen en beginnen elkaar te helpen. De weerstand ebt weg, men begint elkaar aan te vullen en er is sprake van echte samenwerking en teamgevoel in plaats van strijd zoals in de vorige fase. Misschien is de productie nog niet op zijn top maar de groepsleden vertrouwen en accepteren elkaar. De leden leggen zich neer bij bepaalde groepsgewoonten, met de afgesproken normen, met hun taken in het geheel en de eigenaardigheden van hun teamleden. Men spreekt in de ‘wij-vorm’ over het team en is er trots op. Het wordt nu mogelijk om constructief met kritiek te komen. Er is ontspanning in de groep en vertrouwen in de werkwijze. Invloeden van buitenaf, van andere teams, worden afgehouden, het team is vooral met zichzelf bezig.
In deze fase is het van belang dat de teamleden zelfstandig teamdoelen formuleren en zelf beslissen hoe hier aan te werken. De teamontwikkeling wordt bevorderd door het team te stimuleren om feedback van buiten te vragen op het functioneren en dit te verwerken in de teamdoelen. Daarnaast helpt de manager door het team bewust te maken van haar succes en hoe dit tot stand komt.
Fase 4: Performing, zelfsturing
Enkele kenmerken:
• het team is in staat een creatieve dialoog te voeren,
• evalueert en stelt eigen werk bij, lost problemen op
• verwacht van de manager kameraadschap
De onderlinge verhoudingen en verwachtingen zijn in deze fase gevestigd en er wordt goed gepresteerd. De zwemmers zetten samen koers naar de wal. In deze fase is de groep een hechte groep en er is duidelijk sprake van een efficiënt functionerend team. Problemen worden door het team geanalyseerd en opgelost. De groepsleden kennen en accepteren nu elkaars sterke en zwakke kanten en ze weten wat hun rol is. Ze anticiperen op problemen in de groep en als die ontstaan gaan ze er constructief mee om. Het team kent de teamdoelen, evalueert deze zelfstandig en stelt de werkzaamheden daar waar nodig bij. Het team staat erg open voor invloeden van buitenaf en leert graag van anderen (teams).
In deze fase is het van belang dat het team geheel zelfstandig kan opereren.
De teamontwikkeling in deze fase wordt gestimuleerd door het team uit te blijven dagen nieuwe uitdagingen aan te gaan.