Vijf tips om het geven van feedback te bevorderen

Hieronder vind je vijf tips waarmee je het geven van feedback in je team kunt bevorderen. We hebben ze ontleend aan praktijksituaties waarin we met teams hebben gewerkt. In veel teams is het rechtstreeks geven en ontvangen van feedback en elkaar aanspreken, geen vanzelfsprekendheid.  Regelmatig is feedback een belangrijk onderwerp bij teamcoaching. De volgende tips zijn door teams in de praktijk ontwikkelde ideeën.

Tip 1: de belangrijkste tip: zet het op de agenda. Als je iets wil veranderen, begint het met het onderwerp te benoemen. Een bijeenkomst over het ‘elkaar aan spreken’ is een begin. Het helpt al om in een team na te gaan hoe het geven van feedback nu gebeurt. Er bestaan geen teams waarbij de teamleden elkaar geen feedback geven. Vaak gebeurt het omfloerst, cynisch, met een grapje..: ´Wij werken wel door hoor´, als je eens eerder weg gaat.

Bespreek met het team hoe men de feedback in de ideale situatie wenst. Hoe geven we elkaar feedback op zo’n manier dat we er allemaal tevreden over zijn? Vervolgens kun je met elkaar bespreken op welke momenten we dat al (een beetje) doen. Hoe doen we dat dan precies? Door deze vragen met elkaar te bespreken blijkt meestal dat teamleden ook wel op een gewenste manier feedback geven. Vervolgens benoem je met elkaar een aantal ideeën hoe je dit vaker gaat doen en ga je daarmee een tijd experimenteren.

Tip 2: bespreek ook de onzekerheden. Feedback komt soms niet van de grond omdat men het spannend vindt elkaar rechtstreeks aan te spreken. Je denkt misschien dat je wordt teruggepakt als je iemand kritiek geeft, of dat het team vindt dat je zoiets gewoon niet doet. Een team kan ongeschreven regels hebben die het feedback geven in de weg staan. Het bespreken van deze onzekerheden en ongeschreven regels maakt dat er ruimte komt voor verandering. Sta dan niet te lang stil bij de waarom-vraag maar zoek naar manieren die wel werken.

Tip 3: geef het goede voorbeeld. Elkaar aanspreken verlangt een zekere intimiteit en openheid. Je laat zien wat je echt denkt. In plaats van een grapje te maken laat je zien wat het gedrag van een ander daadwerkelijk met je doet. Een leidinggevende kan hier een belangrijke rol in vervullen door zelf regelmatig goede feedback te geven, en er om te vragen!. Door wat te doen met de feedback van de anderen zal hij laten merken dat het positief werkt en nut heeft. Het team zal merken dat feedback normaal is en dat je er niet bang voor hoeft te zijn.

Tip 4: begin met complimenten. Er is niets zo fijn als horen wat je goed doet. Een betere manier om te laten merken hoe krachtig het is om elkaar aan te spreken is er niet. Een aardige en beproefde manier om het geven van complimenten vorm te geven is door het ‘positief roddelen‘: Om beurten gaat een van de teamleden met de rug naar de andere teamleden zitten. De teamleden praten nu over deze persoon in positieve zin. Over zijn bijdrage aan het team, over positieve eigenschappen etc. Een groot team kun je in kleinere groepen verdelen van ongeveer 5 personen. Onze ervaring met deze oefening is dat men het nuttig en leuk vindt om te doen en het een positieve boost geeft in het team.

Tip 5: maak van de traditionele feedbackregels je eigen teamregels.

De traditionele feedbackregels die veel mensen aangeleerd krijgen zijn varianten op onderstaande regels:

• Noem eerst iets positiefs dat verband houdt met het onderwerp.
• Zeg objectief wat er gebeurde, spreek daaruit vanuit jezelf (in ik zinnen). Maak een onderscheid tussen je waarneming (gedrag) en je interpretatie (oordeel). Dus in plaats van: ‘doe niet zo ongeïnteresseerd’! Is het beter om te zeggen: ‘als je zo vaak op je telefoon kijkt tijdens de vergadering, krijg ik de indruk dat je niet geïnteresseerd bent’.
• Vertel wat hiervan het gevolg was voor jou, spreek ook vanuit jezelf. Bijvoorbeeld: ”dat had tot gevolg dat ik geïrriteerd raakte….
• Geef een suggestie hoe dit beter zou kunnen. Bijvoorbeeld: ‘ ik zou het fijn vinden als we onze telefoons uit zetten tijdens de vergadering’.

Bespreek deze regels met het team en wijzig ze naar behoefte. Sommige teams experimenteren vervolgens een tijd met deze regels en evalueren ze op een later tijdstip. Zodoende blijft het onderwerp levend in het team en op de agenda.

Al met al vereist het dus inspanning om elkaar beter en meer feedback te geven. Met behulp van bovenstaande tips kun je een positieve start maken. Het is dan belangrijk kleine stappen te zetten en te blijven experimenteren, én bedenk: fauten maken mag!